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SharePoint List and Microsoft List đź’Ą Form đź’Ą Formatting

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This is a summary of the GitHub repository to format Microsoft List Forms in SharePoint Online or to format Microsoft List in Microsoft Teams.

This is the list as per 08/09/2022. I’ll update it regularly.

Getting started with : wrapped-body

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Wrapped Form Body

By default, uncustomized list forms display the fields in a single column. This is generally fine, but sometimes you may want to use more horizontal space and have your fields wrap. This is not technically a format but rather a body layout. No columns or sections are specified meaning that this can be applied to any form and it won’t change the order of display or what columns are visible it simply adds the wrapping.

screenshot of the sample

Wave header and footer

This sample demonstrates how to display waves in the header and footer of a form. Waves are displayed using SVG.

screenshot of the sample

Status Header and Footer

This sample shows a customized header and footer for a form with a Status column with possible values ‘Thinking about it’, ‘Working on it’, ‘Done’, and ‘Nevermind’.

This format is intended for the Header Format and Footer Format of the form body in the Configure Layout panel. Depending on the value of the Status column, a corresponding icon and colour scheme are used.

This sample shows a customized header and footer for a form with a Status column with possible values ‘Thinking about it’, ‘Working on it’, ‘Done’, and ‘Nevermind’.

This format is intended for the Header Format and Footer Format of the form body in the Configure Layout panel. Depending on the value of the Status column, a corresponding icon and colour scheme are used.

screenshot of the sample

Ribbon Header

This sample demonstrates displaying a ribbon in the header. The values of the Title column are displayed in the ribbon.

screenshot of the sample

Event Itinerary Header

This sample shows a customized header for the item form used in the “Event itinerary” list template.

screenshot of the sample

This format is intended for the Header Format of the form body in the Configure Layout panel. The body layout shown in the screenshot can be obtained by configuring sections within the Body panel (not included in this format).

Dashed Line Header

This sample displays the Title and Description values in the heading and decorates them with dashed lines. If the Description value is empty, it will be hidden.

dashed-line-header-text-left.json 

Blank header

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Configure EDGE to support your intranet

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You’ve deployed an Intranet and you wish to support the promotion to the end user : the web browser is THE entry point for that. Assuming your company uses EDGE, let’s see which configurations you can push to end users by GPO or Intune.

What you can configure via GPO for Edge

  • 1 : Show / Hide the Home button, and configure the link behind
  • 2 : Add up to 3 Shortcut, including your intranet
  • 3 : Enable or Disable Microsoft News

I guess Intune can also be used to configure EDGE for every users

How to configure Edge Home button via GPO

Configure the link behind the home icon

1.

🇬🇧 Activate the GPO : Show Home button on toolbar (description)

🇫🇷 Activer la gpo : Afficher le bouton Accueil sur la barre d’outils

2.

🇬🇧 Disable the GPO : Set the new tab page as the home page (description)

🇫🇷 Désactiver la GPO : Définir la page Nouvel onglet comme page d’accueil

3.

🇬🇧 Activate and configure the GPO : Configure the home page URL , configure the link to the intranet !

🇫🇷 Activer et configurer la GPO : Configurer l’URL de la page d’accueil, dĂ©finir l’adresse de votre intranet

How to configure Edge icons on the personalized page via GPO

Configure pinned apps on edge

🇬🇧 Activate the GPO : Set new tab page quick links (description)

🇫🇷 Activer la GPO : Définir les liens rapides du nouvel onglet

Configure the value as following, set pinned to true to avoid user to remove the link. You can configure up to three links

One Link :

[{"url":"https://intranetLink.com","title":"Intranet Name","pinned":true}]

3 links :

[{"url":"https://intranetLink1.com","title":"Intranet Name","pinned":true}, {"url":"https://intranetLink2.com","title":"Intranet2 Name","pinned":true}, {"url":"https://intranetLink3.com","title":"Intranet3 Name","pinned":true} ] 

How to disable Edge News on the personalized page via GPO

How to disable Microsoft News in Edge ?

🇬🇧 Disable the GPO : Allow web content on New Tab page (description)

🇫🇷 Désactiver la GPO : Autoriser le contenu de Microsoft News sur la page nouvel onglet

Wrap up

We have seen how to configure Edge to support your Intranet Promotion. Thank to my colleague Yves for his input 🙂

Model Driven ou Canvas Apps ?

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Suite à la conférence Modern Workplace Conference 2021 à Paris, voici le support de présentation de ma session où je vous éclaire sur le choix des Canvas Apps ou Model Driven Apps.

Tout d’abord regardons les licences nĂ©cessaires puis les usages / fonctionnalitĂ©s de chaque application

J’espère que cette comparaison entre les Model Driven et Canvas apps vous permettra de choisir la bonne technologie.

Sachez que depuis 2021 il est possible d’ajouter une CANVAS Apps dans une model driven sur toute la page

SharePoint Online Connected Webpart – Dynamic Filtering

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Context

Back in SharePoint On Premise it was possible by programming to connect two webpart that will refresh depending on the other one.

What is it ?

The feature is out of the box since July 2020 for SharePoint Online. It allows to build a more user friendly page than showing plain list. You can dynamically show data based on an other list

It can filter with Title column, lookup column, managed metadata column.

You can also use it for a file viewing experience

sharepoint-document-library-file-viewer-web-part
Sample L. Rogers : https://wonderlaura.com/2021/10/22/connect-modern-sharepoint-web-parts/

Limitation

The column must be displayed inside the view to function

Learn more how to set it up and other use cases

Power Automate Meeting Reminder

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Problématique :

Je rate parfois les rappels d’une rĂ©union Teams. Notification perdue parmi toutes les notifications Windows.

Solution :

Un automatisme Power Automate qui m’envoie un message dans Teams 5min avant une rĂ©union. Cela permet, de mon tĂ©lĂ©phone ou PC, de voir le rappel sans avoir Outlook ouvert.

Je suis notifié avant une réunion

Recette :

  1. Un Power Automate qui se déclenche toutes les 5 minutes
  2. Il récupère les meeting de ma journée
  3. Compare l’heure actuelle Ă  l’heure de dĂ©but de chaque rĂ©union
    • Si l’heure de dĂ©but est dans moins de 5min, alors envoie de message via Teams Ă  l’utilisateur

Télécharger la solution

Télécharger la recette Power Automate

Comment l’installer ?

  • Aller sur Power Automate (via www.office.com)
  • Importer le Power Automate (importer le zip prĂ©cĂ©demment tĂ©lĂ©chargĂ©)
  • Éditer le Power automate et configurer votre Email

Vérifier que votre calendrier est sélectionné :

  • Sauvegarder
  • Activer le power automate

C’est tout bon !

Laissez vos suggestions dans les commentaires pour améliorer le Power automate !

Qu’en pensez-vous ?

SharePoint mobile application shows outdated navigation links

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Context

You’ve configured a hub site with global navigation and the home site

Issue

In the SharePoint mobile application, the navigation links shows outdated navigation links

How to resolve ?

To solve this issue, edit and remove the links in the classic quick link navigation of the SharePoint Home Site

Programmatically remove every Teams except some by PowerShell Script

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Why such script ?

My customer was a school, each year they need to recreate the Teams classroom, to reset the content and canal

The solution was to remove every Teams except the permanent one (workgroup Teams)

Below is the PowerShell Script. I use an xml file to connect easily to the Microsoft 365, avoiding re entering login / password

#By Jeff ANGAMA
#02.09.2020

#************GOAL************#
#This script remove every TEAMS except the one specified in variable $keepThoseTeams
#Write the list of TEAMS without ACCENT !!!

#************PRE REQUISITE - Run those commands to save your creds************#
#$pathToCred = "C:\credTenant.xml"
# $credential = Get-Credential
# $credential | Export-CliXml -Path $pathToCred

#************CONFIG************#
$keepThoseTeams = (
    'IT Team',
    'Support Informatique',
    'Training',
    'Administration',
    'College',
    'Coordinateurs lycee',
    'Documents de suivi lycee',
    'Budget',
    'Demande de creation de classe'
    )

#LOGS
$currentFolder = Get-Location
$timeStamp = $(((get-date).ToUniversalTime()).ToString("yyyyMMddThhmmssZ"))
$logFileName = "$currentFolder\logs\logDeleteTeams_" + $timeStamp + ".txt"
Start-Transcript -path $logFileName -append

#Connect
$pathToCred = "C:\credTenant.xml"
$credential = Import-CliXml -Path $pathToCred
Connect-MicrosoftTeams -Credential $credential

#remove accent from text, to avoid issue with contains or eq function containing accents
function get-sanitizedUTF8Input{   
    Param(
        [String]$inputString
    )
    #replace diacritics
    $sb = [Text.Encoding]::ASCII.GetString([Text.Encoding]::GetEncoding("Cyrillic").GetBytes($inputString))
    
    #remove spaces and anything the above function may have missed
    return $sb
}

Get-Team | ForEach-Object { 
    $valueToCheck = get-sanitizedUTF8Input -inputString $_.DisplayName

    if($keepThoseTeams -contains $valueToCheck){
        Write-Host -ForeGroundColor Green "Do not delete this Team " $_.DisplayName $_.GroupId
    }else {
        Write-Host "Deleting Team " $_.DisplayName $_.GroupId
        #Remove-Team -GroupId $_.GroupId
    }
}

Stop-Transcript

Write-Host -ForeGroundColor Green "END OF SCRIPT"

Teams – Mise Ă  jour de l’expĂ©rience de RĂ©union et Mode Ensemble / Together

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Microsoft a annoncĂ© le 22 juillet de nouvelles fonctionnalitĂ©s d’expĂ©rience de rĂ©unions

D’ici quelques mois ce “Together Mode” BETA des rĂ©unions sera actifs pour tous, en attendant vous pouvez l’activer dans vos paramètres. Relancer Teams après l’avoir changĂ©.

Aperçu du mode Together (Ensemble)

L’interface de la nouvelle expĂ©rience de rĂ©union

La barre de contrĂ´le passe en haut

Les réunions se lancent dans une fenêtre séparée

Dans les options vous pouvez désormais activer le mode grande galerie (4 à 49 participants max) ou le mode Ensemble (Minimum 5 participants)

NouveautĂ© : Vous pouvez accepter plusieurs participants dans la salle d’attente

Stop aux Excel partagés, utilisez Microsoft List ?

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KĂ©sako ?

Microsoft List a Ă©tĂ© annoncĂ© durant la confĂ©rence Build (19-20 Mai), est en cours de dĂ©ploiement sur votre environnement Microsoft 365. Pour les environnements en Target Release, vous pouvez dĂ©jĂ  y accĂ©der en suivant l’astuce ci dessous

Aperçu de Microsoft List

Comment y accéder sur mon environnement (Astuce !)

Allez sur votre One Drive, changez l’adresse OneDrive.aspx

https://xxx-my.sharepoint.com/personal/prenom_nom_xx_mc/_layouts/15/onedrive.aspx

en Lists.aspx

https://xxx.sharepoint.com/personal/prenom_nom_xxx_mc/_layouts/15/lists.aspx

C’est quoi les Microsoft list ?

Les listes SharePoint existent depuis les toutes premières versions de SharePoint, cependant elles étaient réservées à une population de néophytes SharePoint, demandant une formation de 2h pour comprendre comment les créer etc.

MSLists_M365_001_Create-a-list-collage.jpg
Utilisable dans Teams ou en mode web depuis www.office.com

Avec Microsoft List, l’utilisateur crĂ©e sa liste depuis un modèle, d’une liste existante ou de zĂ©ro puis la publie pour soi (dans son One Drive) ou bien dans un groupe Office 365 Group (Teams, SharePoint etc) pour la mettre Ă  disposition de son Ă©quipe.

La liste est partageable en interne et en externe !!!

Quoi ? Je peux partager la liste en externe ?

Tout Ă  fait !

Oui mais la personne externe doit se créer un compte chez Microsoft ou si vous avez utilisé son compte M365, elle y accède avec ses identifiants M365.

Email reçu par la personne externe

Quel intĂ©rĂŞt d’utiliser une liste plutĂ´t qu’un fichier Excel partagĂ© ou Planner ?

Vous pouvez importer une liste depuis un fichier Excel, reconfigurer les colonnes disponibles en allant dans paramètres de la liste, et la partager.

Quel intérêt par rapport à un Excel ?

  • La collaboration est sĂ©curisĂ©e, on peut restaurer une ligne supprimĂ©e
  • Un utilisateur peut s’abonner et etre notifiĂ© des modifications, suppressions, ajouts
  • Comme dans Excel on peut mettre en forme les cellules selon des valeurs (ok c’est plus complexe ici)
  • Vous pouvez paramĂ©trer le formulaire avec PowerApps
  • PowerAutomate permet de rajouter des automatismes Ă  votre liste : alimenter un rapport, prĂ©venir quelqu’un via Teams
  • La gestion des tâches peut ĂŞtre plus poussĂ©e, ce qui manquait Ă  Planner

Comment ça marche ?

Une fois que vous arrivez sur la page adĂ©quate (via office.com > Lists) ou via l’astuce que j’ai partagĂ© plus haut, vous arrivez sur le guide de dĂ©marrage

Puis vous créez une liste depuis un modèle pour commencer à tester les fonctionnalités !

Je choisis ici “Suivi des problèmes” pour suivre le dĂ©veloppement d’un projet informatique

Aperçu d’un ajout d’un problème

C’est le mĂŞme fonctionnement que les listes SharePoint

Les listes sont configurables comme toute liste SharePoint en cliquant sur paramètres de la liste :

On peut par exemple, changer les valeurs des statuts du modèle de liste Problème que nous avons créé précédemment :

Les options de partage de la liste :

Ă€ vos collègues ou Ă  l’extĂ©rieur ! La liste Ă©tant stockĂ©e dans votre One Drive, Microsoft permet ainsi le partage vers une personne externe Ă  votre entreprise :

Partage de la liste à un employé ou un externe

Pour aller plus loin : Editer le formulaire de la liste dans PowerApps !

Pour aller plus loin : Déclencher une action avec Power Automate selon un événement

Par exemple pour configurer un rappel quand la tâche arrive Ă  Ă©chĂ©ance ou envoyer un email lorsqu’un problème est urgent ?

Pour aller encore plus loin (formattage de colonnes)

On peut pour chaque colonne configurer l’affichage. Les dĂ©veloppeurs de la communautĂ© mettent Ă  disposition des code JSON Ă  appliquer aux colonnes, ainsi on peut appliquer tout type de mise en forme, voir cet article pour des exemples que j’ai rĂ©fĂ©rencĂ©s.

Une fonctionnalitĂ© qui simplifie l’essence de SharePoint

Les listes et les bibliothèques de documents sont les fondamentaux de Microsoft SharePoint.

En rendant la crĂ©ation des listes en quelques clics, Microsoft espère pousser l’adoption de ces listes qui permettent plus d’interactions qu’un simple Excel, via la Power Platform. Aussi l’historique des version et la corbeille sĂ©curise l’information (qui n’a jamais perdu des infos d’un excel ? 👍👍✌✌)

Votre avis ?

Pensez vous remplacer certains de vos fichiers excel ou autres type de listes que vous partagez avec vos collègues ?

Que pensez vous de cette nouvelle fonctionnalité, quelles sont vos attentes ?

New blog theme !

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Almost 10 years that I’ve been blogging, it was time to refresh the design.

I’ve separated articles per category on the home for you to better navigate and discover articles.

French article will also be soon displayed, focusing on Teams.

  • Let me know which topic I shall cover or if you have any idea for the blog in the comment.
  • Also let me know what you think about the new design and structure 🙂

Cheers !

Jeff